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警察通例 - 第12章 - 文書處理與辦公室實務

12-02 往來文書 ─ 概述 機密文件不得以圖文傳真方式傳遞,除非收發雙方的終端機均有加密裝置。 2. 主要單位指揮官須就轄下主要單位在辦公時間以外發送「即送」文書的事宜,發出常務訓令。 12-03 往來文書的處理方法 04/07 單位可就現行政策範圍內的例行事務直接與政府部門(政府總部除外)聯絡,但有關實施新政策或修訂現行政策的事宜,則須交由警察總部處理。 2. 如單位直接收到有關受爭議政策或重要事項的信件,在未確實答覆前,須將有關文件轉交主要單位指揮官批示。 12-04 與市民通信 收到市民來信後,如預料不能在10日內答覆,則須先行簡覆,並在來信上註明已這樣做。簡覆須由處理該事項的人員簽署,並寫上其聯絡電話號碼。 6/02 2. 一般而言,所有發給市民的信件應在簽署當日送出,如單位預計信件擬備後未能隨即簽署,可將日期一格留空,由簽署人簽署後再行填上。 04/07 12-05 與立法會及區議會通信 立法會秘書處秘書長或個別立法會議員發給警務處處長的信件須直接轉交適當的主要單位指揮官跟進。投訴警察的信件或對有關警隊人員的失當行為指控須轉交投訴及內部調查科總警司跟進。由立法會議員轉交警方的文職人員員工投訴須由總行政主任(編制及文職人員關係)處理,投訴對象是紀律人員的個案則屬例外,這類個案須轉交投訴警察課調查/跟進。 2. 與區議會通信的事宜必須由有關的區指揮官處理。有關現行警隊政策的事宜通常轉交主要單位指揮官處理。在有需要時,主要單位指揮官會把該等事宜轉交負責有關政策的綱領負責人尋求意見/跟進,而對警方的投訴則由投訴警察課辦理。 警察通例 第 12 章 文書處理與辦公室實務 12-06 與其他政府部門及外間機構通信 除警察通例第27章或程序手冊第12章另有規定外,警務人員(職務所需者除外)不得就任何事宜直接致函行政長官、政務司司長、政府總部局長級官員或部門首長。有關信件須經由警務處處長轉交。 12-07 與代表警務人員的律師通信 由警隊紀律及文職人員延聘的律師就紀律研訊所發出的信件,須分別轉交警務處助理處長(人事)[經辦人:警司(紀律)]及警察政務秘書[經辦人:高級行政主任(人事及聘用)]。 04/07 12-08 與律師通信 ─ 關乎爭議事項的法律意見 凡遇有政府看來可能牽涉入爭議的情況,事件須轉交警務處法律顧問處理。有關情況如下: (a) 收到由律師發出的信件或任何其他形式的通訊,而委託人與某個政府部門有爭議; (b) 收到看來是由律師草擬或內容涉及法律問題的信件;或 (c) 在回覆律師或其委託人或與他們討論日後的法律訴訟問題前。 12-10 檔案及保密文件 將檔案或檔案摘錄複印或交予其他須知情的人員,必須根據《保安規例》行事。除非依《公開資料守則》辦理,否則不得將檔案或檔案摘錄複印或交予任何非政府團體。 2. 有關罪案或調查的文件,均不得讓任何未經批准的人士取閱。除非依警隊政策辦理,又或獲總警司或以上職級人員批准,否則不得將案件檔案或文件複印或交予任何人或非政府團體。 3. 有關認收證明事宜,單位可參閱程序手冊第12-10A條。 04/07 04/07 4. 有關處理行政/政策檔案事宜,應參閱程序手冊第12-10B條所載的指引。 警察通例 第 12 章 文書處理與辦公室實務 12-13 數據管理 有關罪案報告的消息須使用刑事及刑事案件標題表。任何修改及增刪,均須得到警務處助理處長(刑事)同意。 12-15 索取警方文件 警方提供文件的認證副本 向任何人提供口供或其他文件的副本,須由督察或以上職級的人員在每頁註明「認證副本」,並在其姓名及職銜下簽署及寫上日期。 投訴警察課的檔案 2. 由於投訴警察課的檔案因涉及公眾利益而受到豁免,因此,在發放有關文件前須先諮詢警務處法律顧問的意見。 民事案件 3. 遇有市民索取警方文件的副本,人員須先徵求區公開資料主任/區行政主任的批准。區公開資料主任/區行政主任須根據《公開資料守則》及《個人資料(私隱)條例》(第486章)的規定,決定可否公開或拒絕公開文件。 4. 除非獲警司級人員批准,否則不得讓公眾查閱警方報案簿或其他官方文件。 5. 警務人員如接獲要求提供警方文件的令狀,須徵詢律政司的意見,以決定公開文件會否損害或妨礙公眾利益。 保安機構及偵探社 04/07 6. 對待保安機構及偵探社的態度,應與對待個人相同。換言之,一般可應個人要求提供的資料,亦會應保安機構及偵探社的要求而提供,除非資料性質機密或與警方正進行的調查有關。如有任何疑問,應由主管單位的警司指示可否提供資料或應提供哪些資料。 警察通例 第 12 章 文書處理與辦公室實務 12-16 處理載有個人資料的文件 在處理載有個人資料的文件時,必須依照2000年總部通令第20號《個人資料(私隱)條例》(第486章)的規定。 法律責任、執行及罪行 2. 條例第65條及有關民事法律程序的條文規定,僱員的任何行為即使未經僱主批准,也會視為是其僱主所作出的。因此,僱員及僱主均有可能被感到受冒犯的一方起訴。不過,在這些法律程序中,如僱主能夠證明他已採取切實可行的步驟,防止僱員在受僱工作期間作出或從事該類行為,即可成為免責辯護。 3. 「資料使用者」一詞是指實際使用資料的人員(僱員)及警務處這個機關(僱主)。 4. 電腦資料系統的擁有人(定義見《警隊資訊保安手冊》)須確保其所控制的系統符合本通例的規定。至於由人手保存的檔案、記錄、文件及其他載有個人資料的物品,則由主要單位指揮官確保有關規定得到遵從。此外,如其轄下單位內有任何臨時性質但無特定「系統擁有人」的小型電腦系統,主要單位指揮官須確保使用人完全遵照上述總部通令的規定。 5. 在合理地切實可行的情況下,所有由警隊人員開設和載有個人資料的文件都須於文件封面印上「PERSONAL DATA — 個人資料」的字樣。此印章應蓋在封面頂部正中央或任何適當的空白地方,字體高度不得少於5毫米,可使用黑色或藍色墨水。除非附頁其後可能會取出,否則無須逐頁蓋印。 6. 載有個人資料的檔案及小冊子也應按照上文第5段所述,在封面註明「PERSONAL DATA — 個人資料」。 7. 不會對當事人構成損害的個人資料可用較靈活的方法處理,即單位指揮官有權在這情況下酌情決定不按照上文第5及6段的規定加上註明。這類資料的例子包括在單位內傳閱的人員電話號碼及職員名單(這些個人資料的內容公開而且非敏感)。 8. 列為「限閱文件(人事)」類別的文件應假定載有個人資料。這類文件無須印上「PERSONAL DATA — 個人資料」的字樣。 9. 如任何人員未對其控制的個人資料採取一切合理步驟,確保資料保障原則得到遵行,並可能導致資料當事人受到損害,警務處處長可對該員採取紀律處分。 10. 人員不能因本通例而獲豁免不受政府的《保安規例》的任何規定管限。 警察通例 第 12 章 文書處理與辦公室實務 個人資料的保安 11. 按照政府的《保安規例》列為公開檔案的文件如載有個人資料,應印上「PERSONAL DATA — 個人資料」字樣(註明「限閱文件(人事)」者除外),確保資料使用者知道其他保障資料原則亦適用。 12. 根據政府的《保安規例》不屬機密但載有個人資料的文件,所有處理這類文件的人員都有責任確保文件加上適當註明,以及不會出現未經許可而披露資料的情況。載有個人資料的非機密文件如已無用,應由有關人員自行或交由政府承辦商碎掉。有關詳情載於2005年總部通令第7號 — 「由私營承辦商提供廢紙處理服務」。 04/07 13. 所有人員必須取得直屬上司的書面許可,才可攜帶載有個人資料的指定文件或其他物品下班,除非文件是屬於第14段所述獲豁免依從本規定的類別。 14. 單位指揮官可發出一般許可及自行制訂指令,說明人員可攜帶某些類別的文件回家、下班或前往任何地方處理公事。本通例特此給予警察記事冊一般許可。 15. 載有個人資料的文件及其他物品如帶回家中或帶到其他私人地方,必須放在未經批准的人無法取閱的安全地方。至於電子資料,只須設定安全的密碼便已足夠。 16. 載有個人資料的非機密文件可用傳真方式傳送,但人員須確保預定收件人收到文件。傳真後致電確定對方收到文件,是良好的辦公室習慣。機密文件應優先按政府的《保安規例》所詳述的程序來處理,任何載有敏感資料的文件必須按照政府的《保安規例》列為機密資料。 17. 未能遵從保障資料原則並不構成罪行。一般而言,《個人資料(私隱)條例》向資料使用者施加的法律責任,僅為資料使用者須採取「合理地切實可行的步驟」,確保條例的條文獲得遵從。不過,條例所訂的各項罪行構成了嚴格的法律責任,這表示凡未遵從條例的條文行事,便可能觸犯罪行。表示不知道遭投訴的行為是項罪行,並不足以作為辯解。
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