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警察通例 - 第21 章 - 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理

定義 「案件檔案」指刑事調查報告(CIR)、雜項調查報告(MIR)及調查暫用檔案 (L/M Investigation File),並包括未存入文件夾的刑事或雜項調查文件。「RN」指通用 資訊系統(CIS)內有關案件的報案簿號碼。本章應與《通用資訊系統訓練手冊》(CIS Training Manual)一起閱讀。由於《通用資訊系統訓練手冊》會不時修訂,故不在此列 出有關的章節。為此,各人員應細心閱讀,以確定所參閱的為最新版本。如欲查閱最新 的版本,可致電2860 3444 與中央求助台聯絡。 21-01 輸入通用資訊系統的資料及系統失靈 任何提供資料供輸入通用資訊系統的人員或輸入有關資料的人員,須負責確 保所提供或輸入資料的準確性。倘已輸入不能修改的錯誤資料或已將該等資料存入系統 內,案件主管須負責確保已按照有關的報案簿號碼將有關情況適當地記入其案情撮要 (Brief Summary)或相關的備註(Remark)欄內。如須作進一步行動,案件主管須及時地 諮詢監督人員或系統保安經理(行政)或中央求助台的意見。案件主管有責任確保輸入通 用資訊系統的所有資料準確無誤,並當完成所有行動時,及時在通用資訊系統內將案件 結束。 2. 倘案情簡述(Brief Facts)或輸入記錄(IN Logs)是從第二代指揮及控制電腦 系統(ECACCS)複製後再於通用資訊系統貼上,案件主管便須負責確保已刪除可能對被 告不利及在定罪前呈堂文件中可能出現的資料,如刑事紀錄科(CRB)編號或定罪詳情。 21-02 帶被捕疑犯往見值日官 倘有人因涉嫌與任何刑事案件有關而被捕,不論警方是否在接獲投訴時或之 後將他拘捕,均須將疑犯帶返被捕地區,往見警署報案室的主管(即值日官)或獲警務處 處長授權的其他人員,並將其個人資料輸入通用資訊系統內。如證明有拘捕理由,值日 官會在系統內予以確認。案件中如有人被捕或檢獲財物,所有初步資料的輸入工作須由 報案室人員負責,或按值日官或單位指揮官指示,由指定職銜的人員負責。至於由投訴 警察課處理的案件,只可由報案室人員輸入初步資料,並利用通用資訊系統內的機密 (Confidential)功能,以限制取閱。案件中如無人被捕或並無檢獲財物(投訴警察課的案 件除外),則可由提出該案的小組或小隊輸入初步資料。投訴警察課須遵照的行政程序, 載於《通用資訊系統訓練手冊》。 2. 根據香港法例第232 章第52 條有關接收及扣留被捕者的條文,被捕者如交 由警務處處長另行委派的人員處理,獲委派的人員應將被捕者的詳細資料通知拘捕地點 所屬的分區或警署值日官,以便將拘捕事件記錄在通用資訊系統內。 41/03 05/06 05/06 警察通例 第21 章 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理 21-05 警區接獲刑事紀錄科轉介的投訴/資料後須採取的行動 因接獲投訴信或罪案資料而進行的調查結束後,調查人員須把結果以書面告 知報案人(如得知其身分)。 21-07 處理投訴人/證人的舉報並錄取其個人資料 單位在接獲由報案人親身或以電話、傳真、電郵或函件方式作出的任何舉報 後,在適當情況下,須立即輸入通用資訊系統內,不可耽延,且不可將其記於任何非正 式的登記冊或散頁上。 21-08 罪案舉報 倘值日官相信確曾發生《警隊程序手冊》第21-14 條所載的罪行、指稱罪行 或懷疑罪行(《警隊程序手冊》第46-22 條所載有關失蹤/失竊車輛的報告除外),即須 將有關的罪行、指稱罪行或懷疑罪行輸入通用資訊系統。 2. 凡屬其他政府部門或執法機關直接向值日官作出的舉報,均須輸入通用資訊 系統。 3. 倘案件涉及囚犯或財物,必須在值日官監督的情況下,在報案室內把有關資 料輸入通用資訊系統。值日官亦須應食物環境衛生署、入境事務處及海關的要求,繼續 負責發出保釋或處理與囚犯有關的安排。 4. 倘案件是由另一政府部門轉介分區處理而不涉及財物或囚犯,值日官須將案 件資料輸入通用資訊系統,並將該案轉介有關的案件主管(倘屬刑事案件);或倘該案應 由軍裝部處理,則轉介適當的單位跟進。 5. 倘於報案時事件並不涉及被拘留人士或財物,並且是由另一政府部門向單位 小隊或小組直接舉報,則該小隊/小組可直接先行將事件詳情輸入通用資訊系統。 6. 有關其他部門和執法機關作出的舉報、批准保釋及擬備案中文件的程序,見 《通用資訊系統訓練手冊》。 05/06 05/06 警察通例 第21 章 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理 21-12 回應公眾的要求 某些情況下,受害人、證人、疑犯及被捕者可能在非調查隊當值的時間提出 要求。遇有此情況,當時值班的分區調查隊主管會評估是項要求的性質,並考慮聯絡分 區助理指揮官(刑事)、案件主管或負責調查隊的隊員,以商討所提出的要求。在適當情 況下,分區調查隊主管應考慮代案件主管採取行動;並應把同意是項要求可能對調查工 作造成的影響與提供優質服務的需要一併考慮。 21-13 案件分類 案件主管應盡早將接報的罪案分類,無論如何必須在接報後7 天內辦妥,惟 下述情況除外: (a) 偷車案(原先歸類為「未獲授權而取用運輸工具」,但若在30 天後仍 未尋獲失車,便應歸入盜竊類); (b) 因案情複雜或其他因素,下述人員可授權將案件押後分類: (i) 負責整項調查工作的總督察,可授權將案件分類的期限延長 30 天; (ii) 負責總指揮的警司,可授權將案件分類的期限再延長至不多 於90 天;以及 (iii) 區指揮官、總區總部總警司、刑事部總警司或總區重案組高 級警司可根據案件的性質將案件分類的期限延後。 21-14 須輸入通用資訊系統的罪行 警方接獲的初步報告如有關於《警隊程序手冊》第21-14 條第1 段臚列的罪 行,即須將資料輸入通用資訊系統,如經初步調查後發現證據確實,則須填具罪案報 告。單位指揮官可酌情決定是否將其他案件及調查情況輸入通用資訊系統內。 警察通例 第21 章 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理 21-16 罪案消息的發送 案件主管須就《警隊程序手冊》第21-14 條第1 段所列罪行擬備罪案消息, 然後透過通用資訊系統,發送至警察總部(通訊中心)、刑事部(刑事紀錄科及刑事情報 科),以及案發地點所屬的總區、區、分區及警署。若單位內並無通用資訊系統發送設 備,或因任何原因以致通用資訊系統未能提供服務,案件主管須安排由專人送遞該等消 息或致電通知所屬區/分區總部或其他可使用的通用資訊系統發送設備,以便經通用資 訊系統發送消息。 21-18 案件移交及機密報告的移交 移交案件的程序及如何補救遭錯誤移交的案件,載於《通用資訊系統訓練手 冊》。 2. 投訴及內部調查科各單位在未獲警司或以上職級人員授權的情況下,不得將 投訴警察課的案件移交非投訴警察課的單位。 3. 通用資訊系統使用者將案件由分區移交總區或警察總部單位時,應把罪案消 息加以編輯,以編入原有的報案簿號碼。當通用資訊系統接獲由某單位移交的案件時, 會為案件編配一個新的報案簿號碼。為方便警隊統計師跟進案件調查情況起見,使用者 務須將有關的罪案消息予以編輯,即除了通用資訊系統自動編配的新報案簿號碼外,還 須加入原來的分區報案簿號碼。使用者可利用「文本編輯」(text editor)功能來執行這項 編輯程序。此外,各總區及總部的刑事單位亦須於所有的案件檔案封面上加上適當的對 照檔號。 4. 通用資訊系統啟用後,所有機密報告亦會輸入系統內。為加強保安,可在系 統內有關案件的首頁,點選「機密」格來屏蔽某些資料。有關案件的詳情便只有案件主管 及其直屬上司才可以取閱。 21-20 不涉及被捕者或財物、簽保令、照顧保護令及抵達前已死亡報告的罪案投訴 及案件或舉報的處理程序 值日官會把軍裝人員所採取的初步行動記錄在「案情撮要」內。 2. 所有財物,包括輕微罪案(可能中止調查)涉及的財物,均會輸入系統內。對 於或須移交並涉及大量財物的案件,值日官不須把財物逐項輸入,只須在案情撮要內輸 入一個總數來代表有關財物的數量及簡單說明該等財物的性質。詳細的報告可於案件正 式移交後才擬備。 05/06 警察通例 第21 章 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理 3. 案件主管須確保在切實可行的情況下,一經確定案情,即盡快更新通用資訊 系統內的資料,並在通用資訊系統內將案件結束。 4. 案件由報案室移交調查隊前,只須把最少量的資料輸入通用資訊系統,案件 一經移交,案件主管即有責任確保盡快輸入通用資訊系統所需的所有其他資料,並使案 件獲得處理。 5. 有關簽保令、照顧保護令及抵達前已死亡報告的處理程序,見《通用資訊系 統訓練手冊》。 21-23 通用資訊系統機密資料的處理 案件主管有責任確保敏感資料已被屏蔽,而案件的接達權亦受嚴格限制。案 件主管如認為有需要,亦可在通用資訊系統內阻止通常有接達權的人員查閱案件。 2. 通用資訊系統所定的功能是,指定使用者(如警察翻譯主任、財物室文員)均 獲所有案件的接達權。如某項報告須絕對保密,或案件主管認為有此需要,他可將某使 用者從獲接達權的使用者名單中刪除。 3. 如案件性質敏感,案件主管在提出控罪時須考慮親自在通用資訊系統擬備案 中文件,而不讓警察翻譯主任查閱整宗案件。使用者必須注意的是,警察翻譯主任一旦 獲接達權可查閱案件,以擬備案中文件,便可閱覽案件的任何部分而不受限制。 4. 如證人、受害人、被捕者或其他人士的身分須予保密,則案件主管或值日官 須在通用資訊系統中使用「機密」功能,從而屏蔽資料。 21-24 值日官接收機密資料 值日官可視乎能否聯絡分區調查隊主管而從下述兩種處理方式中選取其一: (a) 如未能即時聯絡分區調查隊主管,值日官須: (i) 在通用資訊系統內輸入標題和最少量的詳情; (ii) 利用通用資訊系統,將初步資料發送給分區調查隊主管;及 (iii) 以機密便箋方式,將全部詳情送交分區調查隊主管。 05/06 警察通例 第21 章 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理 (b) 如能即時聯絡分區調查隊主管,值日官須: (i) 在通用資訊系統內輸入標題和最少量的詳情; (ii) 致電或當面告知分區調查隊主管,表示接獲機密案件,並請 案件主管親自前往報案室; (iii) 由分區調查隊主管將資料屏蔽,使值日官以致其他報案室人 員無法接達報告的資料;以及 (iv) 待分區調查隊主管認收案件後,將案件移交接辦人員。 21-25 編寫刑事調查報告(CIR) 刑事調查報告(Pol.234)包括口供、記事冊和Pol.155 所記錄的資料,這些 資料包括就每宗舉報的罪案作出調查時曾採取的所有行動和會見的人士。口供原文須按 照《警隊程序手冊》第21-27 條的規定處理,而相信無舉證價值的所有文件則須放入另 一文件夾內,以便在適當的情況下可作不被使用的資料向辯方披露。 2. 一些由刑事單位調查的簡單罪案,警務處助理處長(刑事)可授權人員使用印 備的表格來錄取簡短的口供或報告。 21-28 刑事調查及案中文件的管理 負責掌管案件檔案登記冊(Pol.602)的保管人員須確保他所處理的每份刑事 調查報告在呈報後,盡速記入Pol.602。「無發現違法事件」(NOD)及「無發現罪案」(NCD) 亦應記入Pol.602。同時,在收到雜項調查報告及暫用檔案後亦應盡快記錄。除非案件 已在通用資訊系統中封存,否則不應列作「結束」。Pol.602 登記冊封面須註明保管人員 的姓名及所屬的小組/小隊。 2. 各保管人員須親自負責將Pol.602 妥為保存,最少每隔兩星期出示登記冊予 分區助理指揮官(刑事)或同等職級人員查閱(如保管人員屬刑事調查隊)、予區行動主任或 同等職級人員查閱(如保管人員屬區特別職務隊)及予總督察(毒品)或同等職級人員查閱 (如保管人員屬總區特別職務隊),並最少每月呈交其單位的分區指揮官或同等職級人員 查核一次(如保管人員屬區特別職務隊,則呈交區副指揮官或同等職級人員查核)。分區 指揮官、區副指揮官或同等職級人員須在備註欄內簽註說明已經覆核Pol.602 的準確 性。 06/06 警察通例 第21 章 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理 3. 保管人員如須請假7 天以上但不超過14 天,須於放假前將其Pol.602 及案 件檔案(刑事調查報告、雜項調查報告及調查暫用檔案,包括未存入文件夾的刑事或雜項 調查文件)交給分區助理指揮官(刑事)或同等職級人員,由他保管登記冊及不可因保管人 員放假而延遲處理的檔案。 4. 任何保管人員如因調職、請假14 天或以上或其他原因以致現職懸空,須於 事前將其Pol.602 及所屬小組/小隊所有未辦理的檔案(不論屬何種性質)移交分區助理 指揮官(刑事)或同等職級人員。兩名人員須一同逐一閱覽各檔案。在請示分區指揮官或 同等職級人員後,分區助理指揮官(刑事)或同等職級人員再從保管人員手中接管所有尚 未辦妥的案件。該兩名人員須擬備移交檔案證明書,並於Pol.602 上簽署。 5. 移交檔案證明書的內容如下: 「本人現證明已將下列案件檔案移交△△△(姓名及職級) ─ (列出刑事調查 報告、雜項調查報告及暫用檔案的編號)」 日期 (簽署) _____________________ 移交人員 上列檔案從△△△(姓名及職級)處接收。 日期 (簽署) _____________________ 接收人員 6. 分區助理指揮官(刑事)(或同等職級人員)須隨而將Pol.602 及各檔案交給分 區指揮官(或同等職級人員)。分區助理指揮官(刑事)(或同等職級人員)在請示分區指揮官 後,須決定由哪位人員負責接手處理該等案件檔案。從分區助理指揮官(刑事)(或同等職 級的人員)處接手處理有關案件檔案的人員,須在Pol.602 中簽註證實接收安排。 7. 分區助理指揮官(刑事)(或同等職級人員)應利用現時大多數檔案室已採用的 電腦條碼檔案管理系統(Bar-Coding File Management System)。該系統有助處理檔 案的往來,利便檔案室人員記錄檔案的往來情況、尋找所需檔案、編製管理資料,以及 找尋不常用檔案供清理。 警察通例 第21 章 刑事罪案、雜項違法事件及舉報的記錄和處理 8. 電腦條碼檔案管理系統的六大基本模組如下: (a) 檔案保存(File Maintenance) - 開立和編輯記錄、記錄檔案的往來 情況、記下按時呈閱(B.U.)檔案、尋找遺失檔案,以及處理預定檔案 的申請; (b) 查詢(Enquiry) - 透過檔號、條碼、關鍵字找尋檔案,以及查詢檔案 的狀況,當中包括按時呈閱及預定檔案; (c) 報告(Report)- 列印檔案清單及統計數字; (d) 內部管理(House Keeping) - 執行內部管理的工作,例如更換檔案 條碼、重建索引等; (e) 記錄管理(Records Management) - 找出不常用檔案供清理或銷 毀;以及 (f) 非檔案記錄系統(NRS) - 開立、保存、找尋和列印非檔案記錄系統 的記錄。 如欲查閱更詳細的資料,見管理參議署發出的《電腦條碼檔案管理系統使用手冊》。 9. 分區助理指揮官(刑事)(或同等職級人員)應利用下列監察功能程式 — 報告 功能(Supervisory Functions Program-Reports function)以監察非機密案件: (a) 案件管理報告(Case Management Report) — 第II 及第III 部分;以 及 (b) 未完成案件報告(Outstanding Case Report)。 該些報告臚列所有案件及所獲分派調查工作的小隊,有關的報案簿號碼、事件標題、開 立日期及案件進展。 21-43 財務/商業糾紛的處理 無論何時,處理財務糾紛的人員均不得參與當事人之間的和解會談。調查人 員只應調查案件,以確定案中是否有人干犯罪行。如無發現違法事件,應將調查結果通 知投訴人,並告知他可入稟民事法庭索償。
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