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警察通例 - 第53章 - 警察記事冊

總督察以下職級的警務人員均獲發一本正式記事冊。除獲區指揮官(總警司級)或同等職級人員(例如總區總部高級警司(刑事)/(交通)/(行動)/(行政)及警察總部單位的主管)書面豁免外,上述警務人員須在當值時攜帶記事冊。任何總督察級人員如要獲逾時工作補償也須根據此通例獲發、攜帶及保存一本正式記事冊。 2. 人員應在事件發生時或在合理可行的情況下盡快將事件記錄下來。 3. 人員須遵守《個人資料(私隱)條例》第4保障資料原則,並確保所有填入記事冊內的個人資料:— (a) 只足夠供該人員有效執行其警務工作;以及 (b) 不會在其後供任何未獲授權的人士查閱。 4. 當在同一時間需要填寫多於一名人士的個人資料在記事冊上時,須特別小心。(例如在爭議案中 — 參閱《程序手冊》第53-08條) 5. 人員在每次輪班當值前須在記事冊上填寫當值的日期、時間及獲分派職務的詳情。 01/06 6. 人員須將與其職務有關的事情記錄下來,特別是下列事項: (a) 上班及下班的時間、用膳及進食茶點的時間,以及逾時工作的時間和逾時多久; (b) 若有逾時工作,須填寫足夠資料清楚註明當時實際執行的工作; (c) 所有由疑犯向其或在其面前所作的口供,證人所作口供應用Pol. 154詳細記錄。各人員只需在記事冊內記下在Pol. 154記錄的日期、時間、地點及作供人姓名; 2/02 01/04 05/04 (d) 被人員拘捕及扣留的人士的資料;拘捕的理由包括日期、時間及地點;使用及解除手鐐的理據;以及有關證物、證人、被扣留人士的財物及衣著詳情; 警察通例 第53章 警察記事冊 (e) 在移交被扣留人士時,列明對該人使用手鐐的原因;將該人首次帶到值日官面前的日期及時間;不將該人立即移交值日官並由其扣留的理據;在該段期間看管被扣留人士的地點;以及把該被扣留人士移交值日官並由其接收看管的日期及時間; (f) 如該被扣留人士正接受藥物治療、健康有問題或有其他事項接收人員必須知道; (g) 如該人員發現違例事件,並以票控方式或其他程序檢控某人,則應將該宗違例事件詳盡記錄下來; (h) 發出的定額罰款通知書(Pol. 525及Pol. 570)的詳情; (i) 該人員所目擊或據報到場處理的交通意外或其他事件的詳情;至於涉及車輛損毀的交通意外,如已填妥Pol. 284A,便無須記錄在記事冊內; (j) 該人員所進行的正式法律程序,例如送達傳票或執行手令; (k) 該人員行使權力的詳情,例如搜查可疑人物的過程。即使行使權力後仍無發現任何罪行,亦須把事件記錄下來。行使任何警察權力後,沒有規定必須把有關人士的個人資料詳細記錄。但在大多數情況下,記下基本的資料而足以識別有關人士已經足夠; (l) 當值期間所檢獲或接收的財物的詳情,例如尋獲財物; (m) 曾被警告的人士的資料,以及與警告有關的違例事項; (n) 所接獲的舉報或投訴,以及報案人或證人的資料及隨後所採取的行動(包括對人員本身的行動,或與人員有分參與或直接牽涉人員的事件的投訴); (o) 若須要離開及返回咇份或崗位,須記錄離開及返回咇份或崗位的時間及離開的理由; (p) 進行監視時,須扼要記錄有關可疑人物、樓宇、車輛、地點、監視事件等資料,以及進行監視的時間; 警察通例 第53章 警察記事冊 (q) 如要進行大規模的身分查核,查核人員須在記事冊內記錄查核日期/時間/地點、大規模查核的原因、車輛登記號碼(如有)、被查核人士/車上乘客數目等詳情,或將這些資料記錄在單位記事簿內。除非曾透過人事登記系統或警務處第三代姓名索引電腦系統進行查核,否則無需將個別人士的資料詳細記錄;以及 (r) 如在執行職務期間遇到任何已知的不良分子,須記錄遇見的時間、地點和對方的身分(綽號亦可),並簡述會面經過。 7. 記錄須按時間順序填寫,並且用擦不掉的藍色或黑色墨水書寫。 8. 人員填寫記錄時必須書寫清楚。如有刪改或增添字句,應用一條線劃過原文,以保持原文清楚可讀為原則,而且須由有關人員或作供者簽署。 9. 人員不得擦掉或試圖擦掉記事冊內任何記錄。 10. 除非在法庭上獲得法官或裁判官的明確指令,否則人員不得將記事冊中任何一頁或一頁的某部分撕去。 01/04 11. 調派往總區指揮及控制中心或報案室工作人員免遵守《警察通例》第53-01(6)條的規定,即是說免在執行日常職務時,在記事冊內記下另有正式記錄的事項。本項豁免並不包括人員本人拘捕某人或執行其他警務工作的情況。遇有這些情況,須遵辦本通例的有關規定。 各監督人員應確保屬下人員在使用記事冊時,遵守這些通例。 2. 為此目的: (a) 初級警務人員在開始值班時,應向其直屬上司出示他現時所使用的記事冊,以確保人員在開始值班前已攜帶記事冊; (b) 初級警務人員的直屬上司,應在人員當值期間至少檢查人員的記事冊一次,以確保人員把所須記錄的事項正確填寫下來; (c) 督察級人員或其他被委任的人員,須至少每兩星期檢查其屬下人員的記事冊一次; (d) 總督察級人員須在不妨礙本身其他職務的情況下,不時抽查其屬下人員的記事冊;以及 (e) 督察使用的記事冊,應由總督察級人員每兩星期檢查一次,以及由警司級人員每月檢查一次。
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